Hegeman Koudetechniek & Airconditioning B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (8112AJ) Nieuw Heeten aan het adres Ambachtsstraat 34 (hierna te noemen: Hegeman Koudetechniek) is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.

Datum: 19-06-2025

Verwerking op basis van de grondslag “Uitvoering overeenkomst” en/of “Wettelijke verplichting”

Grondslag voor verwerking –  “Uitvoering overeenkomst”

Hegeman Koudetechniek verzorgt de verkoop, het onderhoud en de reparatie van aircosystemen (voor zowel particuliere als zakelijke klanten) en koel-/vriescellen (voor zakelijke klanten).

Dit geschiedt op basis van gesloten (koop)overeenkomsten Ook de opgave van informatie door de klant, met de wens om – indien mogelijk – tot een overeenkomst te komen, kan onder dit proces worden geschaard.

Om deze overeenkomsten te kunnen afhandelen, is het voor Hegeman Koudetechniek noodzakelijk gegevens te verwerken. Dit geschiedt op basis van de grondslag “uitvoering overeenkomst”

Deze gegevens die daarbij worden verwerkt, kunnen betrekking hebben op orders en/of bedrijven, maar ook kan er sprake zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan gegevens als:

  • NAW-gegevens;
  • Bezorgadressen;
  • E-mailadressen;
  • Telefoonnummers;
  • Bankrekeningnummers en/of betaalgegevens;
  • Andere gegevens die van doen hebben met het aangaan of afwikkelen van een overeenkomst, en die actief door de klant worden verstrekt.

Zonder deze informatie kan de juiste orderinformatie niet worden gekoppeld aan de juiste relatie en/of contactinformatie, waardoor het voor Hegeman Koudetechniek niet mogelijk is om de overeenkomsten op de juiste wijze na te komen en/of de klant van de juiste informatie te kunnen voorzien.

Grondslag voor verwerking – “Wettelijke verplichting”

Daarbij is het voor Hegeman Koudetechniek op basis van de fiscale administratie- en bewaarplicht noodzakelijk om de gegevens die tot de basisadministratie horen (waaronder gegevens m.b.t. de debiteuren- en crediteurenadministratie) gedurende 7 jaren op te slaan en te bewaren. Slechts door verwerking van bovengenoemde gegevens acht Hegeman Koudetechniek zich in staat aan de fiscale verplichting te voldoen.

T.a.v. de beide hierboven genoemde grondslagen verkrijgt Hegeman Koudetechniek deze gegevens tijdens of t.b.v. een contactmoment met een (potentiële) relatie, dit al dan niet via de website of fysieke winkel, telefonisch contact, of andersoortige (e-mail)correspondentie met Hegeman Koudetechniek en er door deze relatie gegevens worden verstrekt.

Waar nodig zullen deze gegevens door Hegeman Koudetechniek worden verwerkt.

Verwerking op basis van de grondslag “Toestemming”

Marketinguitingen

Met betrekking tot marketingactiviteiten kunnen door Hegeman Koudetechniek diverse partijen en/of programma’s worden ingezet ten behoeve van bijvoorbeeld de verspreiding van marketinguitingen. Zo kunnen er bijvoorbeeld via softwaresystemen geautomatiseerd nieuwsbrieven worden verzonden. Ook via deze programma’s en partijen worden gegevens verwerkt, waarbij er sprake kan zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd.

Zonder het gebruik van deze programma’s is het voor Hegeman Koudetechniek niet haalbaar om bestaande en nieuwe klanten aan te spreken.

Voordat tot registratie en verwerking van gegevens t.b.v. deze marketingactiviteiten wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant. Dit al dan niet doordat de klant de informatie bewust heeft in te voeren.

Cookies en analyseprogramma’s

Ten behoeve van marketingdoeleinden kan Hegeman Koudetechniek daarbij gebruik maken van (de plaatsing van) cookies en programma’s voor de analyse van de verkregen (cookie)data. Hiermee wordt het voor Hegeman Koudetechniek mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen. De uitwerking van de te plaatsen / geplaatste cookies vind u onderaan dit document terug.

Met analyseprogramma’s is het mogelijk om informatie te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.

Informatie met betrekking tot de cookies die door (of in opdracht van) Hegeman Koudetechniek worden geplaatst en/of worden geanalyseerd, en de gegevens die daardoor vervolgens al dan niet worden verwerkt, vindt u onderaan deze privacyverklaring terug.

Ook hierbij geldt: voordat tot registratie en verwerking van gegevens t.b.v. deze marketingactiviteiten wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant.

Andere verwerking op basis van de grondslag “toestemming”

In andere gevallen waarin Hegeman Koudetechniek het nodig acht om gegevens van u te verwerken, en waarbij er geen sprake is van een wettelijke grondslag, zal er door Hegeman Koudetechniek “toestemming” worden gevraagd.

Hoelang worden (persoons-)gegevens door Hegeman Koudetechniek bewaard

Ingevolge de fiscale wetgeving is Hegeman Koudetechniek verplicht om gegevens gerelateerd aan de boekhouding gedurende 7 jaren te bewaren.

Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van analyseprogramma’s worden uiterlijk 50 maanden na registratie verwijderd. Hegeman Koudetechniek stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.

Ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en/of soortgelijke marketinguitingen staat het de relatie op ieder moment vrij zich af te melden voor de ontvangst (en daarmee ook de verzending) van de marketinguitingen. Persoonsgegevens worden binnen 2 maanden na afmelding verwijderd uit de systemen die van doen hebben met de verzending van de marketinguitingen.

Onderaan deze privacyverklaring is een overzicht te vinden van de gebruikte en geplaatste cookies samen met de bewaartermijn per cookie.

(Persoons-)gegevens die niet van doen hebben met één van bovenstaande opties worden binnen 12 maanden na het eindigen van de klantrelatie verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Met wie deelt Hegeman Koudetechniek de gegevens

Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Hegeman Koudetechniek ertoe gehouden derden in te schakelen.

M.b.t. de bedrijfsvoering

Door Hegeman Koudetechniek wordt gebruik gemaakt van de diensten en producten van derden. Zo wordt gebruik gemaakt van een externe accountant alsmede van een partij voor de websiteaangelegenheden zoals hosting en onderhoud. Intern maakt Hegeman Koudetechniek daarbij gebruik van ERP-software. Tevens wordt gebruikgemaakt van software zoals Microsoft Office 365.

Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Hegeman Koudetechniek. Met deze partijen gaat Hegeman Koudetechniek waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.

M.b.t. marketingactiviteiten

Zoals eerder beschreven kunnen door Hegeman Koudetechniek bedrijven en/of cookies en/of programma’s worden ingezet en behoeve van marketingactiviteiten.

Door deze partijen kan reeds verzamelde data en/of data die wordt verkregen, na gebruik worden ingezet ten behoeve van onder meer marktonderzoek, verbetering van website / productassortiment en dienstverlening. Met deze partijen gaat Hegeman Koudetechniek waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.

Andere derden

Zonder toestemming van de relatie van Hegeman Koudetechniek worden er verder geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval Hegeman Koudetechniek hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.

Delen van gegevens met partijen buiten de EU

Voor het gebruik van programma’s / partijen wordt door Hegeman Koudetechniek onderzoek gedaan en/of advies ingewonnen bij derden, zoals bijvoorbeeld haar accountant of haar internetmarketingbureau. Indien daaruit het advies volgt om de gegevens te laten verwerken door een partij buiten de EU dan zal met die partij waar nodig een specifieke verwerkersovereenkomst worden aangegaan.

Beveiliging van gegevens

Hegeman Koudetechniek draagt zorg voor organisatorische en technische maatregelen om (persoons-) gegevens te beveiligen. Zo wordt er onder meer gekeken naar beveiliging van de gegevens die worden ontvangen na gebruik van de website, alsmede naar een beperking van de toegang tot de systemen van Hegeman Koudetechniek.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links (of anderszins) met Hegeman Koudetechniek verbonden zijn. Hegeman Koudetechniek kan namelijk niet garanderen dat deze partijen op de gewenste wijze met (persoons-)gegevens omgaan. Geadviseerd wordt om desgewenst van deze derde partijen de privacyverklaring te raadplegen om na te kunnen gaan hoe zij met gegevens omgaan.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens

Ingevolge de Algemene Verordening Persoonsgegevens heeft u verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn hieronder weergegeven. Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot één of meerdere van deze rechten, dan kunt u zich tot Hegeman Koudetechniek wenden via onderstaande contactgegevens. Uw verzoek verwerken wij binnen 14 dagen.

  • Via de website: https://hegemankoudetechniek.nl/Koudetechniek.nl/contact
  • Telefoon: 0572 320 370
  • Post: Ambachtsstraat 34, 8112AJ Nieuw Heeten

Recht op inzage

Zo heeft u het recht op inzage in de gegevens die Hegeman Koudetechniek van u beschikbaar heeft.

Recht op correctie, beperking en verwijdering

U heeft ook het recht om de gegevens die Hegeman Koudetechniek van u beschikbaar heeft te laten corrigeren, aan te vullen of in zijn geheel te laten verwijderen.

Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient Hegeman Koudetechniek zich te houden aan de bewaarplicht die haar wordt opgelegd ingevolge de Wet. Hegeman Koudetechniek ontkomt er dan ook niet aan de gegevens die onder deze bewaarplicht vallen te bewaren. Alle (eventuele) overige gegevens worden daarbij – na een uitdrukkelijk verzoek vanuit u –  wel verwijderd uit de systemen van Hegeman Koudetechniek.

Ook heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Hegeman Koudetechniek uw gegevens wel bewaart, maar verder niet langer gebruikt. Hiervan kan in meerdere gevallen sprake zijn. Een voorbeeld hiervan is een aan te vangen juridisch proces waarvoor u de gegevens nodig kunt hebben. Wanneer u van mening bent dat u het recht op beperking toekomt, wordt u verzocht contact met Hegeman Koudetechniek op te nemen.

Recht op dataportabiliteit

U heeft daarnaast ook het recht om de persoonsgegevens die Hegeman Koudetechniek van u bewaart te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. U kunt deze gegevens daarmee bijvoorbeeld ter bewaring of verwerking opnemen in uw database of die van een derde partij.

Recht op intrekken van toestemming

U heeft het recht om de door u verleende toestemming tot verwerking van bepaalde persoonsgegevens in te trekken. Wanneer u daartoe een verzoek wenst te doen, kunt u ons bereiken via 1 van de bovenstaande contactmogelijkheden.

Klachten & de Autoriteit Persoonsgegevens

Hegeman Koudetechniek hoort het graag wanneer er klachten zijn omtrent de verwerking en bescherming van gegevens. U heeft zelfs het recht om hierover bij Hegeman Koudetechniek een officiële klacht in te dienen. Ook hiervoor kunt u gebruik maken van bovenstaande contactgegevens.

Op grond van de privacywetgeving heeft u daarnaast ook het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons)

Wijzigingen m.b.t. deze privacyverklaring

De inhoud van deze verklaring kan op den duur wijzigen. Hegeman Koudetechniek adviseert dan ook de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden afgeleid wanneer de verklaring voor het laatst gewijzigd is.

Vragen?

Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw (persoons-)gegevens dan staan wij u graag te woord. Onze contactgegevens zijn, naast op onze website, ook eerder in deze privacyverklaring vermeld.